Nhân Viên Lễ Tân - Văn Thư

Mức lương: Thỏa thuận

Chức vụ: Nhân viên

Kinh nghiệm: 1 - 2 năm kinh nghiệm

Hình thức làm việc: Toàn thời gian cố định

Yêu cầu bằng cấp: Trung cấp

Yêu cầu giới tính: Không yêu cầu

Địa điểm:Hồ Chí Minh

Mô tả công việc :

- Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển cuộc gọi đến các phòng, ghi nhận thông tin từ khách hàng nhắn lại. Gọi điện thoại ra ngoài theo yêu cầu của CBCNV.

- Hướng dẫn khách đến liên lạc công tác: tuỳ từng trường hợp công việc của khách cần hay có yêu cầu các phòng ban, sắp xếp khách làm việc ở phòng khách hay tại sảnh.

- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…);

- Thực hiện liên lạc đặt vé máy bay, tàu hoả, vé xe ô tô đi công tác cho CBCNV khi có yêu cầu.

- Quản lý các phương tiện vật dụng như máy Fax, tổng đài điện thoại, báo chí…

- Mua sắm văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm (trà, café…) cho văn phòng Công ty;

- Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty ghi vào sổ giao nhận, và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết;

- Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty, ghi vào sổ gửi công văn đi;

- Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;

- Công văn đến: Nhận và đóng dấu kiểm soát công văn đến các loại và chuyển Giám Đốc duyệt, chuyển các phòng – cá nhân theo bút duyệt.

- Chuyển theo yêu cầu của người gửi (tên/ phòng ban) nếu thư cá nhân.

- Công văn đi: gửi fax/thư theo yêu cầu của các phòng ban.

- Theo dõi công văn đến đến nơi đúng thời gian cần, liên lạc người nhận gấp nếu có yêu cầu (giao dịch bằng điện thoại).

- Lưu trữ hồ sơ công văn, tài liệu và hợp đồng, photo tài liệu, cung cấp các biểu mẫu giấy tờ, hướng dẫn CBCNV điền vào các mẫu theo quy định công ty.

- Thực hiện các việc khác được giao bởi quản lý trực tiếp.

Yêu cầu công việc :

+ Giới tính: nữ - ngoại hình khá

+ Trình độ:

- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành kinh tế, khách sạn, lễ tân,…

+ Kỹ năng:

- Sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng đặc biệt là phần mềm Microsoft Project

- Tuân thủ cao các nguyên tắc bảo mật thông tin, kiểm soát, phân tích và điều phối thông tin.

- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.

- Kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng giải quyết tình huống.

- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc; trung thực, nhiệt tình ; sáng tạo trong công việc.

- Kỹ năng làm việc nhóm, độc lập

- Kỹ năng đàm phán thương lượng, giải quyết vấn đề

- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.

- Sử dụng tốt các phần mềm văn phòng Word, Excel, Powerpoint

- Có khả năng nghe, nói, đọc, viết tốt bằng Tiếng Anh.

+ Kinh nghiệm: Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

+ Điều kiện sức khỏe: Tốt.

Quyền lợi được hưởng :

Xem nguyên bài viết tại: Nhân Viên Lễ Tân - Văn Thư